Jednym z najistotniejszych powinności pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest prowadzenie dokumentacji, związanej z zatrudnieniem oraz akt osobowych pracowników. Znaczy to, iż każdy jeden pracodawca, odbiegając od formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczby przyjętych do pracy osób, rozpoczyna oraz nadzoruje, odrębnie dla każdego pracownika, kartoteki osobowe.
Szczegółowe reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie obszaru prowadzenia dokumentów w sprawach powiązanych ze stosunkiem pracy i sposobu koordynowanie akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumenty osobowe, złożone z 3 części:
• A – zawiera akta zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę
• B – gromadzi akta tyczące się powstania stosunku pracy i historii zatrudnienia
• C – znajdują się akta powiązane z zatrzymaniem zatrudnienia konkretnej osoby
Część A - dokumenty gromadzone w powiązaniu ze staraniem się o zatrudnienie, jest to tzw. katalog informacji osobowych.
Dokumenty, których zatrudniający może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28 V 1996 r. w kwestii obszaru koordynowania kartoteki w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy oraz metody nadzorowania kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• dokumenty potwierdzające umiejętności zawodowe, wymagane do wykonywania danej pracy,
• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata starającego się o zatrudnienie,
• zaświadczenie medyczne potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na konkretnym stanowisku,
• świadectwa zatrudnienia z poprzednich miejsc zatrudnienia albo inne dokumenty poświadczające etapy zatrudnienia,
• inne dokumenty jeżeli konieczność ich przedstawienia wypływa z odmiennych przepisów.
Kandydat starający się o pracę może ponadto przedłożyć z własnej inicjatywy inne dokumenty, tj. świadectwa i dyplomy zaświadczające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, poświadczenia z różnych urzędów, książeczkę wojskową itp.
Trzeba nie zapominać, że pracodawca przetrzymuje w kartotekach osobowych pracownika wyłącznie duplikaty lub odpisy składanych aktów. Oryginałów można chcieć tylko do przejrzenia lub w zamyśle stworzenia duplikatu lub odpisu.
Część B – dokumenty dotyczące stworzenia stosunku pracy.
Po skończeniu trybu naboru, pracodawca może chcieć, od osoby już przyjętej, podania, prócz informacji, które pozyskał podczas starania się o pracę, także innych danych. Podstawą jest art. 221 § 2 KP. Fundamentalnym aktem, który sporządza pracodawca, kiedy podejmie decyzję o przyjęciu pracownika jest umowa o pracę. Jeżeli dodatkowo określił pracownikowi obszar jego czynności, to należy go także przechowywać w tej części akt osobowych. W tym miejscu powinny się także pojawić:
• pisemne potwierdzenie zaznajomienia się zatrudnionego z obszarem danych objętych poufnością służbową, informacją pracowniczą, istotą przepisów i zasad BHP, treścią regulaminu pracy,
• zaświadczenie o odbyciu wymaganego szkolenia BHP,
• umowa o zakazie konkurencji, jeżeli została zawarta,
• oświadczenie zatrudnionego z wnioskiem o przelewanie pieniędzy na konto bankowe,
• orzeczenia medyczne związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• PIT-2,
• potwierdzenie zatrudnionego – rodzica o zamiarze lub braku wykorzystywania praw rodzicielskich, prawach zatrudnionego zajmującego się dzieckiem do lat czterech, prawach zatrudnionego zajmującego się dzieckiem do lat 14,
• kwestionariusz osobowy dla zatrudnionego,
• potwierdzenie dotyczące podwyższonych kwot uzyskania przychodów,
• zawiadomienie dotyczące równego odnoszenia się do siebie,
• dokumenty powiązane oddaniem dobra pracownikowi, podwyższaniem umiejętności zawodowych, nagrodami-karami dyscyplinarnymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozłożeniem czasu pracy.
Powinny tu także znaleźć się pisma dotyczące oddania pracownikowi urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego lub nieodpłatnego.
Tak jak w poprzedniej części dokumentów osobowych – tak też tutaj – zebrane akta muszą być złożone chronologicznie i ponumerowane.
Część C – dokumenty powiązane z ustaniem zatrudnienia, tj.:
• duplikat wystawionego oświadczenia pracy,
• oświadczenie o wypowiedzeniu lub unieważnieniu umowy o pracę za porozumieniem stron,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.