Harmonogram czasu pracy ma za zadanie precyzowanie czasu pracy pracownika. Kiedy harmonogram czasu pracy uwzględniony został w statucie i zatrudnieni nie mają obiekcji co do dnia i godziny wykonywania pracy, nie ma potrzeby tworzenia harmonogramu. Zaś w sytuacji, gdy organizacja pracy nie ma postaci stałej jest on niezastąpiony. Mylne definiowanie rozkładu czasu pracy oznacza łamanie przepisów dotyczących czasu pracy i jest wykroczeniem podpadającym karze grzywny.
Powielane błędy popełniane w harmonogramie czasu pracy:
• brak planu czasu pracy,
• brak konkretnej informacji o pracy w w dni ustawowo wolne od pracy
Plan trybu pracy zatrudnionego, wykonującego pracę w dni ustawowo wolne od pracy, obowiązkowo zawierać musi adnotację, który wolnych dni jest dniem wolnym z racji 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w niedzielę lub święto. Inaczej bowiem rozlicza się pracę w niedziele, święta a inaczej dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe określenie liczby dni pracy w tygodniu
Fundamentalną zasadą czasu pracy zatrudnionego jest norma przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Co oznacza, że liczba dni w konkretnych tygodniach może być zróżnicowana. Trzeba pamiętać jednak, by w ogólnym rozrachunku za okres rozliczeniowy średnia liczba dni pracy nie przekraczała pięć.
Ustalając harmonogram trybu pracy mieć na uwadze trzeba pozostawienie 35-godzinnego, nieprzerwanego wypoczynku tygodniowego.
• niestworzenie harmonogramu na cały czas rozliczeniowy
Okres rozliczeniowy jest okresem, w trakcie którego zatrudniający robi rozliczenie czasu pracy pracowników. Nie jest możliwe, szczególnie w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, zaplanowanie planu pracy na konkretne jego fragmenty. Ułatwiłoby to zatrudniającemu obejście przepisów o czasie pracy a w konsekwencji np. uniknięcie przymusu wypłacenia honorarium za godziny nadliczbowe.
• błędne ustalenie liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach
Liczba godzin pracy w konkretnych miesiącach może się nieznacznie odbiegać od założeń. Istotne jest, by ogólny zakres czasu pracy w czasie rozliczeniowym się zgadzał.
• niezachowanie co najmniej 35-godzinnego niezmąconego wypoczynku
Od tej zasady istnieje jednak odstępstwo w przypadku, gdy czas rozliczeniowy zakończy się w środku tygodnia pracy. Wypoczynek, o którym mowa, musi być przydzielony w każdym tygodniu pracy, oznacza to 7 następujących dni, rozpoczynając od początku okresu rozliczeniowego. Jeżeli więc czas rozliczeniowy ukończy się zanim minie 7 dni, to nie mamy w niniejszym przypadku do czynienia z pełnym tygodniem pracy tak więc wypoczynek zatrudnionemu nie należy się.
• nieprawidłowe modyfikacje rozkładu pracy
Modyfikacja harmonogramu trybu pracy możliwa jest tylko w szczególnych przypadkach. Są nimi nieoczekiwane sytuacje, takie jak zapewnienie zastępstwa w sytuacji choroby czy urlopu na prośbę innego pracownika.
Zmiany nie są dopuszczalne, gdy ich celem jest zawężenie pracy nadliczbowej, w takim przypadku będzie to próba pominięcia przepisów o trybie pracy.