Delegacją są wszelakie zobowiązania finansowe, przysługujące zatrudnionemu, który wysyłany jest w wyjazd służbowy poza miejsce swojej pracy. Delegacje dzielimy na:
• Zagraniczne,
• Krajowe
Przepisy mówią także o tzw. jazdach lokalnych, które mogą być wykonywane w ramach miejscowości, w której stworzone jest świadczenie pracy lub w ramach stałego miejsca pracy. Jednak ten rodzaj wyjazdów nie uprawnia zatrudnionego do dostania świadczenia pieniężnego.
W ramach świadczeń pieniężnych, które otrzymać może zatrudniony z tytułu wyjazdu służbowego, przyznawane są:
• Diety – świadczenie pieniężne związane z większymi potrzebami podczas podróży służbowej,
• Zwrot kosztów – zakwaterowania, przejazdu, wyżywienia
W najkorzystniejszej sytuacji znajduje się pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Wszystkie kwestie związane z delegacją, regulowane są w tym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie mogą być niższe, niż uwzględnione w ustawie. Mogą być za to większe.
Niestety nie dzieje się tak w sytuacji osób przyjętych do pracy na umowę o dzieło bądź zlecenie. Sprawy związane z podróżami służbowymi nie regulują normy prawa pracy, a jedynie umowa lub załącznik do umowy wiązanej z pracodawcą. Dlatego też wysokość świadczeń pieniężnych może być niższa, niż przewidziana przez kodeks pracy. Tacy zatrudnieni, zwłaszcza - często jeżdżący swoimi autami, mogą również rozliczać się z pracodawcą na zasadzie ryczałtu, w którym wysokość świadczeń pieniężnych za jazdy jest taka sama, niezależnie od przebytych kilometrów.
Podstawą do uznania wyjazdu jako delegacji, będzie w obu sytuacjach uszczegółowienie miejsca pracy zatrudnionego. Wszystkie podróże za wyżej wymienione miejsce, uwzględnione powinny być jako wyjazdy służbowe.
Od powyższej reguły, są dwa wyjątki. Pierwszy – gdy osobą, udającą się w podróż służbową, jest przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą. W tym przypadku nie ma on nad sobą osoby, która mogłaby regulować oraz koordynować zagadnienia powiązane z podróżą. Stąd też, wszystkie wyjazdy służbowe liczone są w koszt prowadzenia firmy.
Drugim wyjątkiem natomiast jest sytuacja, w której do czynienia mamy z pracą kierowcy lub przedstawiciela handlowego, których etat z założenia polega na częstych wyjazdach poza siedzibę firmy. W niniejszych przypadkach zatrudniający posiadają możliwość uwzględnienia w umowie miejsca pracy bardzo obszernie na przykład „cała Polska”, „Unia Europejska” lub województwo. Taki rodzaj zapisu zwalnia ich tym samym z konieczności wypłacania na rzecz pracownika kolejnych korzyści powiązanych z podróżami.