Przyjęcie i wydanie magazynowe musi być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak zatem wyglądają prawidłowo sporządzone dokumenty magazynowe?
Ruchy w magazynie potwierdzane są za pomocą dokumentów:
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcie magazynowe rejestruje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Musi on przedstawiać takie informacje jak:
- podpis osoby , która dostarcza towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- bieżący nr dokumentu
- rodzaj transportu towaru
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- na co ten towar będzie przeznaczony
- podpis osoby , która przyjmuje towar
- ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
- jaką miarą jest mierzony
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
- skąd pochodzi towar
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być stosownie udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Musi on posiadać takie informacje jak:
- łączną wartość towaru
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- jednostkę miary
- cenę jednostkową
- ilość
- podpis osoby wydającej towar
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- bieżący numer dokumentu
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
- podpis osoby odbierającej towar
Inne w/w dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Obrazują zmiany lokalizacji towarów i zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.