Każdego dnia stykamy się z definicją „dokument”, jednak niezupełnie jesteśmy świadomi tego, co się czai za tym określeniem. „Dokumentem” będzie dla nas ważna umowa, nasz dowód osobisty czy drukowany mail, którego żąda szef. Poszukiwanie definicji niniejszego hasła też nie jest proste – w rodzimym ustawodawstwie nie istnieje jego ogólna definicja. Prawo administracyjne pomaga nam odrobinę, odróżniając dokumenty prywatne od dokumentów oficjalnych. Trudno jednak stwierdzić właściwie, co chowa się za niniejszymi pojęciami. Tu z pomocą przybywa nam intuicja, ponieważ to akurat poprzez domysły możemy odróżnić rodzaj i charakter danego „dokumentu”. I tak dokumentami będą dla nas: istotne teksty, które mają charakter biurowy, świadectwa ukończenia szkoły, paszporty, akty prawne, ważne e-maile, nasze dowody tożsamości, akty notarialne, umowy,świadectwa pracy i in..
Rozumiejąc z grubsza czym jest dokument, wolno zaryzykować twierdzenie, że wiele z nich damy radę utworzyć sami (na przykład dokumenty dzierżawy lub najmu pomieszczenia, firmowe listy elektroniczne). Żeby dokumenty te nie odbiegały od uniwersalnie zaakceptowanego standardu, przeważnie stosuje się szablony dokumentów. Ułatwiają one przede wszystkim zapisywanie gigantycznej liczby umów lub dokumentów cyklicznych. Szablonem jest standardowy schemat, coś zawczasu przyjętego, co ułatwia w dużym stopniu działanie ze znaczną liczbą jednakowych papierów. Pomyślmy, że osoba pracująca w księgowości, która ma do wystawienia 200 umów, jeśli by tworzyła je pojedynczo, nie ukończyłaby tego czynić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona posłużyć się szablonem i usprawnić swoja pracę. W tym przypadku wpisuje jedynie najistotniejsze dane w pierwotnie sporządzone pola edycji. Ze skontrolowaniem praca zajmie jej trzy dni.
Dla ułatwienia należy równie dobrze zastosować wzory umów, które są przyporządkowane do określonego zdarzenia. Popularnie można określić je jako szablony tematyczne, odnoszące się do konkretnego tematu. I tak na przykład gdy mamy ochotę wystawić umowę wynajmu, możemy skorzystać ze specjalnego szablonu – wzorca umowy wynajmu. Powyższe postępowanie zmniejsza czas pracy, który potrzebny byłby do napisania całej umowy na nowo.
Morał jest prosty – w dobie ekonomizacji czasu pracy, trzeba upraszczać sobie życie, używając wszelakiego rodzaju usprawnień, które daje nam dzisiejsza technologia.