Rachunek VAT jest dokumentem handlowym, który sprzedawca sporządza nabywcy nie później niż do 7 dnia, do daty stworzenia usługi lub wydania towaru. Wystawianie rachunku VAT obowiązuje płatników od 2004 roku. Zgodnie z nim prawidłowo sporządzona faktura, charakteryzująca konkretną operację gospodarczą, posiadać powinna podane poniżej dane:
- stawkę opodatkowania od zestawienia kwoty odsprzedaży netto towarów lub usług,
- wartość odsprzedaży produktów albo usług razem z wartością opodatkowania,
- wartość produktów albo wykonanych usług bez stawki opodatkowania (netto),
- jednostki pomiarowe oraz wolumenu sprzedanych produktów lub też rodzaj zrealizowanej usługi,
- kwotę jednostkową towaru albo usługi bez stawki opodatkowania (netto),
- sprecyzowanie przedmiotu transakcji,
- konkretne okresy dokonania transakcji oraz sporządzenia dokumentu,
- dane identyfikujące dostawcę,
- identyfikację NIP dwóch zainteresowanych,
- opis 'Faktura VAT',
- stawkę opodatkowania,
- numerację z zachowaniem chronologii
- podsumowaną kwotę całościowej transakcji.
Sporządzając rachunek, mieć na uwadze trzeba zróżnicowanych wysokościach podatku i o asortymencie i usługach wolnych od podatku lub nie zależnym od opodatkowania.
By posiadać pewność, iż wystawiona przez nas fakturka, spełnia większość wymogów urzędowych, do jej sporządzenia należy wykorzystać serwis rachunkowości w Internecie. Księgowość webowa jest metodą na to, by wykorzystywać zawsze aktualne szablony dokumentów. Internet w dzisiejszych czasach znajduje obszerne przeznaczenie, w tym również w rachunkowości oraz finansach. Stały postęp narzędzi teleinformatycznych roztacza przed przedsiębiorcą szereg możliwości. Między innymi szeroki wgląd do informacji, sposobność ich generowania a w dalszym ciągu modyfikowania. Świetnym narzędziem, łączącym szereg najważniejszych funkcji, ważnych do prowadzenia firmy jest aplikacja CRM. Złączenie tej funkcjonalności z możliwością fakturowania jest ogólnie znane. Obecną tendencją, potrzebną szczególnie w przedsiębiorstwach, w których pracuje wielu niestacjonarnych pracowników, jest przeniesienie całości usług do internetu. Dzięki takiej możliwości zatrudniony posiadający wgląd do sieci w każdej chwili, pomijając to gdzie się znalazł ma sposobność zweryfikowania właściwych informacji, sporządzenia dyspozycji, czy przygotowania faktury klientowi. Faktura generowana na serwerze ma również ten atut, iż nie potrzeba jej drukować w firmie, wystarczy ją stworzyć, przesłać e-mailem oraz wydrukować w firmie kontrahenta.
Serwisy udostępniające takiego typu udoskonalenia, stworzone są w szczególności dla mikro i niewielkich firm. Za sprawą propagowanych technik informatycznych oraz udostępnienia na szeroką skalę, autorzy systemu mogą dawać klientom bardzo atrakcyjne możliwości kosztowe.