Fakturą nazywamy każdy akt handlowy, spełniający pewne wymogi, który poświadcza umowę kupna-sprzedaży pomiędzy poszczególnymi stronami. Kryteriami tymi są:
• Kwota transakcji – w polskim prawodawstwie podatkowym jest obowiązek zanotowania kwoty transakcji zarówno cyframi, jak i słownie,
• Dane identyfikujące dokument – wyjątkowość faktury potwierdzona jest między innymi 3 jej składnikami: danymi o wystawiającym rachunek, dniu jej sporządzenia oraz numeracji, jaka jej przysługuje. Każda faktura, którą wystawia sprzedający ma wyjątkowy, jedyny wyłącznie dla niej numer. Numeracja powinno zachodzić chronologicznie,
• Określenie przedmiotu transakcji – na rachunku podana jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Rozpoznanie stron transakcji – przeważnie na rachunku przedstawiana jest konkretna nazwa subiektów, biorących udział w umowie kupna-sprzedaży, wraz z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Dane do rozliczenia podatków – te dane niezbędne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, w myśl prawa polskiego, musi znajdować się informacja o wielkości podatku VAT za określony przedmiot transakcji,
• Dane dotyczące terminu oraz formy zapłaty – powszechne stało się, że termin zapłaty określa się w dniach od zrobienia operacji (może to być na przykład 14 dni). W Polsce powszechnym jest, że płatności dokonuje się przelewem bądź gotówką. W niektórych krajach uwzględnia się także czeki,
• Warunki dostawy.
Coraz częściej normalny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest zatem szczególnym rodzajem faktury, którą sporządzać powinni czynni płatnicy podatku VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej,
• Bilety jednorazowe na przewóz osób: koleją, transportem samochodowym, statkami pełnomorskimi, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy transportem lotniczym,
• Dokumenty za świadczenia bankowe lub ubezpieczeniowe,
• Dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą,
• Rachunki sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie rachunki muszą być przetrzymywane przez 5 lat oraz udostępniane w sytuacji kontroli stosownego organu podatkowego.