Fakturą zaliczkową jest szczególny typ faktury, który wystawia się w sytuacji dokonania przedpłaty, zaliczki, zadatku albo raty, po uiszczeniu kwoty za powyższe. Rachunku takiego nie należy sporządzać później niż do siódmego dnia od dokonania częściowej zapłaty. Za każdą kolejną częścią opłaty, do 7 dni po, musi iść również faktura poświadczająca transakcję, nawet jeśli asortyment nie był wydany (albo usługa wyświadczona).
Taki rodzaj rachunków powinien składać się z:
• Jeśli wystawione były poprzedzające faktury zaliczkowe, trzeba wyszczególnić ich daty oraz numery a także zsumowaną kwotę wszystkich dotychczasowych zaliczek częściowych, wyrażonych brutto,
• Oznaczenia typu faktury (np. faktura VAT-MP),
• Informacji o nabywcy oraz sprzedającym (nazwiska, nazwy firm, adresy siedziby firm, imiona),
• Informacje odnoszące się do kupionego asortymentu albo usługi (nazwa, ilość, kwota, wartość, podatek),,
• Wielkość sumy fragmentu albo całości należności brutto,
• NIP-y dwóch stron,
• Wielkości naliczanego podatku i jej kwoty (wyrażonej w PLN),
• Czas sporządzenia oraz numer faktury
• Datę odebrania fragmentu albo całości należności, o ile nie pokrywa się ona z czasem sporządzenia faktury.
Jeśli zdarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całościowej kwoty brutto, wtem zbywający wystawia fakturę w oparciu o zasady ogólne, po oddaniu asortymentu albo wykonaniu usługi. Cenę asortymentu albo świadczenia zmniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wysokość pobranego podatku musi być zmniejszona o wcześniej policzony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki powinien uwzględniać również numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą cenę brutto, sprzedawca nie wystawia rachunku po oddaniu towaru albo wyświadczeniu usługi.