Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi zbywca trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, iż podatnicy VAT przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi otrzymują od klientów część, a rzadko całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Zgodnie art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, prawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w wypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w kwestii zwrotu podatku niektórym płatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej następnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, kwoty podatku i wartość brutto zamówienia czy umowy a także daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy czy zamówienia oraz wartość kwot pobranych wcześniej części należności brutto.
Jeśli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu bądź wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, że oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Często też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.