Kasą fiskalną zwiemy przyrząd elektroniczny, kodujące utarg ze sprzedaży detalicznej razem z należnym jemu podatkiem VAT. Obowiązek posiadania takiej kasy posiada każdy zbywający, który jest podatnikiem oraz sprzedaje swoje produkty na rzecz:
• osób fizycznych , które nie są podatnikami,
• osób fizycznych, które są płatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z działalnością,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno prywatnie, jak i dla potrzeb działalności,
Sprzedawca taki powinien ewidencjonować swój utarg za pomocą kasy fiskalnej, jeżeli przekroczy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie muszą to robić sprzedawcy, którzy w swoim zasobie posiadają alkohol lub wyroby tytoniowe.
Wszystkie towary, które są na magazynie sklepu, zaprogramowane są na kasie rejestrującej. Kasa zachowuje ich cenę, nazwę oraz wysokość PTU, przy pomocy specjalnego znakowania (często kreskowego). Po jego sczytaniu, produkt wyszukiwany jest w bazie i zapisywany na taśmie. Natychmiastowo także zmienia się stan magazynowy sklepu – zmniejsza się liczba produktów o produkt sczytany. Kasa fiskalna drukuje pierwowzór oraz kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przechowywane przez okres 5 lat w suchym, chłodnym miejscu. Jest to konieczne w sytuacji nietrwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Raz dziennie sprzedawca zmuszony jest do robienia na zakończenie dnia tak zwanego raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia pracy oraz obrotu z tego dnia. Raporty dzienne są kodowane w pamięci kasy rejestrującej, którą w nienaruszonym stanie (bez śladów otwierania, zmian itp.) powinno się przechowywać przez 5 lat oraz przedstawiać na każdą prośbę odpowiedniego organu kontrolnego.
Wszystkich przeglądów oraz napraw, może dokonywać wyłącznie autoryzowany dystrybutor kas rejestrujących, który posiada wszystkie uprawnienia. Takie zdarzenia spisywane są w specjalnej księdze, którą również przedstawia się odpowiedniemu organowi podczas kontroli.
Po kupnie, kasa działa w trybie szkolenia, dlatego można bez najmniejszego problemu sprawdzić wszelkie jej opcje, wprowadzić towar, przeszkolić siebie oraz pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu działalności, wszelkie wprowadzane dane, kodowane są w pamięci kasy rejestrującej.