Mocodawca ściśle opisał sytuacje, kiedy to podatnicy mogą sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Podatnicy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie zawsze mają obowiązku posiadać dowodu zakupu, sporządzonego przez sprzedawcę. Nie każdy wydatek może także być w księdze ujęty muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie posiadanego faktury. [W takich sytuacjach, wypisuje się|Wystarczy wystawić dowody wewnętrzne. Jednak w myśl §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
- kupna, bezpośrednio od krajowego producenta albo hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzetworzonych sposobem przemysłowym albo przerobionych sposobem przemysłowym, gdy przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka , na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
- kupna od ludności, opisanej w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług , owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód
- wydatków mających związek z opłatami za energię elektryczną, czynsz, wodę, gaz, telefon i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument uwierzytelniający całość opłat na te cele
- kupna od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników , a także wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: cel podróży, stawkę i wartość przysługujących diet, imię i nazwisko, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, nazwę miejscowości docelowej
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet z parkometru, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
- kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy albo hodowli, prowadzonej przez podatnika
- opłat sądowych i notarialnych