W sytuacji firm, które do celów swojej działalności wykorzystują auta wynajmowane albo własne, powinno być tworzone rozliczenie, popularnie zwane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w sytuacji tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana winna być zarówno wtedy, gdy samochody użytkowane są cały czas, jak i wtedy, gdy wyłącznie sporadycznie. Ewidencja powinna zawierać:
• Charakterystykę trasy,
• Pojemność silnika,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Liczbę realnie przebytych kilometrów,
• Sygnaturę zatrudniającego oraz jego dane,
• Imię oraz nazwisko osoby używającej pojazdu,
• Stawkę za kilometr przebiegu,
• Następny numer wpisu,
• Datę oraz cel wyjazdu
Konieczność tworzenia kilometrówki jest po stronie firm używających powyższych pojazdów osobowych albo innych, o udźwigu nieprzekraczającym 3,5 t (z wyjątkami).
Wielkość stawek rozliczeniowych dla przedsiębiorstw z sektora publicznego, regulowana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w pozostałych firmach rozliczenia takie określane są przez wewnętrzne prawo (na przykład regulamin honorarium).
Dla uproszczenia i sprecyzowania, prawodawca ustalił pewne limity kilometrów, które kształtują się odpowiednio:
• 300 kilometrów – gminy do 100 tys. mieszkańców
• 500 kilometrów – gminy powyżej 100 tys. mieszkańców
• 700 kilometrów – gminy powyżej 500 tys. mieszkańców
Są tylko 2 odstępstwa w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna posiada przypisaną wartość 1500 km miesięcznie
• Służby ratownicze oraz tym podobne, posiadają do rozjeżdżenia 3000 km miesięcznie
Zatrudniający, niebędący w strefie budżetowej, może określić zmniejszony przydział kilometrów, jednak nie powinien go przekroczyć. Poniesione wydatki powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi płacenia rat na ubezpieczenie społeczne. Składki te liczone są dopiero po przewyższeniu określonego prawem limitu kilometrów, ale tylko od sumy przewyższającej ten przydział.