W wielu przedsiębiorstwach używa się różnego rodzaju samochodów, do celów powiązanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Nie do wszystkich takich aut prowadzi się ewidencję przejazdów, czyli tzw. kilometrówkę.
Obowiązek prowadzenia wśród pracowników kilometrówki ma zatrudniający, który w swej firmie korzysta z pojazdów wynajmowanych lub którego pracownicy używają do pracy swoje osobiste pojazdy. Pojazdy, osobowe lub inne, wykorzystywane w ww. sposób, nie mogą przewyższać załadunku 3,5 tony (z odstępstwami).
W wyżej wymieniony sposób nie należy rozliczać pojazdów, stanowiących własność przedsiębiorstwa, które liczone są jako środki trwałe, ani też samochodów nabytych w drodze leasingu.
Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały stawki za kilometr przejechanej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Ustalone były także miesięczne pułapy możliwych do rozjeżdżenia kilometrów. W przypadku firm, których siedziba znajduje się w gminach, liczących do 100 tys. mieszkańców, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Firmy z obszaru gmin powyżej 100 tys. mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Natomiast w najlepszej pozycji są firmy, które położone są na obszarze gmin powyżej 500 tys. mieszkańców – mogą ich wyjeździć aż 700 kilometrów. Są to wielkości narzucone odgórnie przez prawodawstwo, dlatego zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, jednak pracodawcy prywatni, muszą także uważać, aby nie przekroczyć powyższych limitów. Mają możliwość natomiast zastosować zmniejszone ich wielkości.
Kilometrówki zwolnione są od składek na ubezpieczenie społeczne, ale jedynie do wielkości powyższych limitów. Jeżeli zostaną one przekroczone, od kwoty przewyższającej, naliczyć należy wyżej wymienioną opłatę.
Pamiętać trzeba także o prawidłowości tworzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się muszą:
• Dzień i cel wyjazdu,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Liczba rzeczywiście przejechanych kilometrów,
• Kolejny numer wpisu,
• Charakterystykę trasy,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Stawka za kilometr trasy,
• Pojemność silnika,
• Nazwisko i imię osoby korzystającej z pojazdu