Lista płac to jeden z najważniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W niej znajdują się bowiem wszystkie informacje służące do ustalenia wymiaru składek ZUS-owskich, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?
Każdego miesiąca pracodawca ma obowiązek obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku też przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Musi też co miesiąc wyliczać składki na ubezpieczenia chorobowe, emerytalne, rentowe i zdrowotne, pobrać je z wynagrodzenia, przelać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, t.j. na przykład deklaracja DRA, służąca do rozliczeń z ZUS. Te dane zawarte są właśnie w liście płac pracownika.
Poprawnie sporządzona lista płac powinna zawierać takie dokumenty jak:
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawień pracy prowizyjnej, akordowej, zadaniowej,
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
Konieczność sporządzania dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z KP i Ustawy o rachunkowości. Natomiast do uiszczania należnych składek i płacenia zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, obligują pracodawcę dodatkowe ustawy. Lista płac narzucona jest przez:
- rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
- rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
- rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).