Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT spoczywa na czynnych podatnikach podatku od towarów i usług. Co powinien zawierać?
Prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT zgodnie z przepisami, gwarantuje poprawne ustalenie wartości podatku VAT, przypadającego do zapłaty lub odliczenia. Nie istnieje jednak wzór takiego rejestru. Dlatego ich formę podatnik musi ustalić samodzielnie. Uwzględnione muszą być zakupy związane wyłącznie ze sprzedażą zwolnioną. Ponadto, ewidencja sprzedaży musi być tak skonstruowana, aby umożliwić organom kontrolnym rozbicie sprzedaży wedle różnych stawek podatku VAT.
Dane w rejestrach VAT
Rejestr powinien zawierać:
- kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,
- kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu
- inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej
- kwoty podatku naliczonego przy częściowym odliczeniu podatku VAT,
- przedmiot i podstawę opodatkowania,
- wysokość podatku należnego
Zmiany po 1. stycznia 2010 roku
W wyniku nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług po 1 stycznia 2010 roku, płatnicy świadczący usługi opodatkowane poza Polską, powinny wykazywać w rejestrze nazwę wykonanej usługi i jej wartości bez podatku.Od 1 stycznia 2010 r. podatnik podatku od towarów i usług musi:
- w poz. 22 deklaracji wykazywać wartość świadczonych usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
- w poz. 39 deklaracji wykazywać wartość importowanych usług wewnątrzwspólnotowych, opodatkowanych u nabywcy na podstawie art. 28b.
Liczba prowadzonych rejestrów VAT uzależniona jest od profilu i różnorodności prowadzonej działalności. Minimalnym układem jest prowadzenie rejestru sprzedaży oraz rejestru zakupu towarów i usług. W sytuacji transakcji z Unią Europejską rejestru wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. W przypadku uczestnictwa w obrocie zagranicznym poza Unią Europejską - ewidencja eksportu i importu towarów i usług.
Rejestry VAT stanowią księgi pomocnicze, będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów związanych z podatkiem VAT na kontach księgi głównej.