Przeprowadzenie rocznego zestawienia aktywów i pasywów, które się ma staje się jednym z powinności subiektów prowadzących przedsiębiorstwo. Powinność ta wynika z ustawy o księgowości a dla subiektów nadzorujących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, fundamentalnym dokumentem prawnym w tym zakresie staje się werdykt Ministra Finansów z 26 VIII 2003 roku w sprawie tworzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Znaczna część aktywów poddane zostały remanentowi drogą spisu z natury, stąd też stwierdza, że jest on podstawową metodą inwentaryzacji. Celem spisu z natury, który jest jedną z postaci audytu wewnętrznego, staje się określenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie zestawić dane faktycznie otrzymane w wyniku inwentaryzacji z danymi wypływającymi z ksiąg.
Konieczność sporządzenia spisu z natury (braków i odpadków, gotowych wyrobów, półwyrobów, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, towarów handlowych) powstaje m.in. na zakończenie każdego roku podatkowego, gdyż jego priorytetem jest ustanowienie realnego dochodu osiągniętego przez podatnika.
Poza tym jest kilka sytuacji, które prowokują powstanie przymusu sporządzenia spisu z natury:
- Zmiana współwłaściciela lub proporcji udziałów,
- Rozpoczęcie działalności,
- Zamknięcie działalności – w tym wypadku spisem z natury należy objąć również wyposażenie,
- Zarządzenia jednostki podatkowej.
O planach sporządzenia spisu z natury w odmiennym terminie niż w dniu 1 stycznia, 31 grudnia i w dniu rozpoczęcia firmy płatnicy podatkowi są obowiązani zawiadomić na piśmie odpowiedniego kierownika urzędu skarbowego w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia niniejszego spisu.
Spis z natury polega na szeregowym zapisywaniu składników konkretnych pól spisowych przez dokonywanie odpowiednich pomiarów takich jak liczenia, pomiar wysokości i szerokości, pomiar wagi lub oszacowania ilości. Powinien być udokumentowany w formie pisemnej i sporządzony starannie i trwale. Przyjęto, że musi on posiadać poniższe dane:
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- szczegółowe określenie towaru i innych elementów objętych remanentem,
- sygnifikację osób sporządzających inwentaryzację i uczestniczących w spisie,,
- łączną wartość spisu z natury,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną podczas spisu,
- klauzulę 'Spis zakończono na pozycji…',
- czas utworzenia zestawienia,
- koszt w złotych i groszach za jednostkę miary,
- ponumerowane arkusze spisu z natury
- podpis właściciela firmy (wspólników).
Spis z natury, jako jedna z metod audytu wewnętrznego działalności, ma za zadanie ustalenie faktycznego zasobu majątku działalności. Rzetelne, szczegółowe oraz całościowe zrobienie inwentaryzacji pozwala na stwierdzenie realnego wyniku finansowego, a w konsekwencji, dokonanie prawidłowych rozliczeń podatkowych.