Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek prototyp, na zasadzie którego został utworzony inny akt prawny. Wykorzystanie wyżej wspomnianego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić czas tworzenia dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy też zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w akcie prawnym, który wystawiamy.
Szczególnym rodzajem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, który powstaje w sytuacji utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, jakie tworzą się pomiędzy określonymi subiektami albo stronami. Niniejszy akt prawny często tytułowany jest dowodem, ponieważ na jego zasadzie mamy możliwość dochodzić swoich postulatów zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do tego celu wyznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.
I tak oto możemy podzielić je na:
• Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych, ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w oryginale kontrahentowi,
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
• Korygujące.
Dowody księgowe odgrywają istotną funkcję również jako fundament sprawozdania finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Winny być zgodne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny mieć w żadnym wypadku przekłamań, poprawek lub prób usunięcia informacji. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.
Dowód księgowy powinien posiadać m.in.:
• Dzień, miesiąc, rok wydarzenia oraz datę wystawienia dowodu księgowego,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Ustalony rodzaj dowodu
• Adnotację potwierdzającą kontrolę oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien być przygotowany w sposób przejrzysty oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontrolnych, a także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim pojawią, powinny być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z dnia utworzenia operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie takich aktów prawnych.