Płatnik składek ma obowiązek obliczać, potrącać, rozliczać oraz opłacać opłaty za każdy m-c kalendarzowy. Rozliczenia dokonywane są na aktach rozliczeniowych – zestaw dokumentów tyczących się danego m-ca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i załączonych do niej sprawozdań miesięcznych ( ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA ).
Oświadczenie ZUS DRA – dokument zbiorczy dotyczący wszelkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Obliczane są w niej składki na zdrowotne, ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP ale również wypłacone w tym samym miesiącu zasiłki i zasiłki rodzinne i opiekuńcze.
Płatnik rozliczający składki wyłącznie na własne ubezpieczenie, przekazuje do ZUS tylko oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez sprawozdań miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w niedawno przedstawionej deklaracji zadeklarował jako zasadę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego honorarium lub 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia rozliczeniowego za następny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za następny miesiąc także wtedy, kiedy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest uwarunkowana jedynie zmianą minimalnego honorarium lub średniego wynagrodzenia.
Termin składania:
płatnik składek obowiązany jest wysłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne oraz zapłacić opłaty za dany miesiąc, nie później niż:
o do piątego dnia kolejnego m-ca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocowych,
o do dziesiątego dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących abonament jedynie za siebie,
o do 15 dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
deklarację rozliczeniową i imienne sporządzenia miesięczne płatnik opłat oddaje bezpośrednio do wskazanej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka oświadczenia ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•liczba w polu 01 określa czas przedkładania oświadczenia
•numer oświadczenia jest niemal każdorazowo taki sam – 01 – natomiast kolejne dane charakteryzują miesiąc i rok, za który dana deklaracja była sporządzona
2. Informacje określające płatnika składek
•dane określające przedstawione w deklaracji winny być identyczne z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe dane
•w pozycji 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 pokazuje czy płatnik ubiega się o dofinansowanie zatrudnionych z PFRON lub budżetu państwa
•w pozycji 03 wpisana jest obowiązująca konkretnego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych opłat na ubezpieczenia społeczne a także źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających wliczeniu w wielkość opłat na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• finalna suma składek na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wydanych świadczeń podlegających naliczeniu w ciężar opłat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie należnych opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości składek ZUS
8. Zestawienie przysługujących opłat na Fundusz Pracy i FGŚP
9. Zestawienie przysługujących opłat na fundusz emerytur pomostowych
10. Oświadczenie dochodu (dotyczy osób, które opłacają raty jedynie za siebie)
11. Oświadczenie płatnika opłat
• w polu 01 winna pojawić się informacja zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie deklaracji rozliczeniowych oraz poprawy tych akt płatnik ma obowiązek przetrzymywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.